Voor veel tandartsen is het een terugkerend fenomeen: in de laatste maanden van het jaar is het drukker in de praktijk dan gebruikelijk. Dat merkt u al op het moment dat de telefoon na de start van het nieuwe schooljaar weer vaker rinkelt dan in de voorbijgaande vakantieweken.
Inmiddels zitten we in de laatste week van september en de afsprakenagenda voor oktober en met name die van november en december raken iedere week voller.
Op Tandarts.nl zien we bezoekers in de laatste maanden van het jaar standaard vaker dan gemiddeld gebruik maken van de ‘bel button’ en de ‘bel mij terug button’. Het aflopen van de zomervakantie is het eerste signaal dat mensen starten met het plannen en vastleggen van terugkerende afspraken zoals die bij de tandarts.
Patiënten behouden
Een optie die u heeft is het verruimen of flexibiliseren van de openingstijden gedurende de laatste maanden van het jaar. Niet iedere praktijk beschikt echter over die mogelijkheid. Ondertussen wilt u met uw praktijk patiënten tegemoet komen en niet in november hoeven te vertellen dat de eerstvolgende afspraakmogelijkheid zich pas in januari voordoet. Patiënten behouden is over het algemeen nog belangrijker dan nieuwe inschrijven.
Een tandartspraktijk waar geen tandartsassistente ter ondersteuning werkt, gaven wij onlangs het advies intensiever van de ‘bel mij terug button’ op Tandarts.nl gebruik te maken. De specialist ontvangt in zo’n geval overdag een minder groot aantal telefoontjes en belt patiënten terug op het moment dat het hem of haar schikt. Dat zorgt voor meer focus tijdens het uitvoeren van een behandeling.
Standaard inplannen
Een andere manier om te anticiperen op de drukte in de laatste maanden van het jaar is standaard een halfjaarlijkse afspraak in te plannen. Dat kan direct na een controle of behandeling op de praktijk. De werkwijze geeft u meer inzicht en is effectief. De ervaring leert dat het sturen van een herinneringsmail voor het maken van een afspraak minder effectief werkt. De ene patiënt neemt direct contact op, waar de ander dat pas na enkele weken doet of helemaal niet. Leggen jullie de volgende afspraak direct vast, dan heeft de patiënt een stok achter de rug en ziet u in een oogopslag wanneer de drukste periode wordt verwacht. Dat maakt het eenvoudiger anticiperen.
Bent u benieuwd hoe andere specialisten met de drukte in de laatste maanden van het jaar omgaan en welke oplossingen zij daarvoor hebben gevonden? We delen graag onze kennis met u wanneer u contact opneemt.
Auteur: K. Burgers