Waarom het uitbesteden van debiteurenbeheer in 2025 niet meer nodig is voor mondzorgpraktijken
De afgelopen decennia hebben veel praktijken hun debiteurenbeheer uitbesteed aan factoringmaatschappijen. Hoewel dit destijds een logische keuze leek, is de situatie in 2025 veranderd. Met de opkomst van geavanceerde softwareoplossingen is het nu mogelijk om het debiteurenbeheer binnen de praktijk te houden, zonder extra administratieve belasting. Dit biedt niet alleen meer inzicht en overzicht, maar ook een betere patiëntrelatie en aanzienlijke kostenbesparingen.
De beperkingen van traditionele factoring
Factoringmaatschappijen nemen het debiteurenbeheer over, wat in eerste instantie gemak lijkt te bieden. Deze aanpak kent echter ook nadelen:
- Beperkte controle: De communicatie met patiënten over betalingen verloopt via een externe partij, wat kan leiden tot misverstanden en een afstandelijke relatie.
- Hoge kosten: Factoringdiensten brengen aanzienlijke kosten met zich mee voor praktijken en patiënten, die op de lange termijn oplopen.
- Gebrek aan transparantie: Het is vaak onduidelijk welke stappen worden ondernomen bij betalingsachterstanden, wat het inzicht in de financiële situatie bemoeilijkt. Retrocessies en verrekeningen maken het lastig om aansluiting te maken met je financiële boekhouding.
Deze nadelen maken factoring minder aantrekkelijk in een tijd waarin patiëntgerichtheid en kostenbeheersing centraal staan.
De voordelen van geautomatiseerd debiteurenbeheer
Met geavanceerde debiteurenbeheersoftware regel je het volledige proces zelf, zonder extra werkdruk. De voordelen zijn onder andere:
- Snellere betalingen: Automatische betalingsherinneringen en laagdrempelige betaalmogelijkheden zorgen voor een vlotte afhandeling van facturen. Meer dan 40% van de patiënten betaalt op de dag dat ze de factuur ontvangen!
- Kostenbesparing tot wel 80%: Door het wegvallen van factoringkosten bespaart de praktijk aanzienlijk op jaarbasis. Ook de kosten voor de patiënten lopen niet zomaar op bij een betalingsachterstand.
- Verbeterde patiëntrelatie: Directe, herkenbare en menselijke communicatie over betalingen versterkt het vertrouwen en betalingsbereidheid van patiënten.
- Volledige regie en sociaal verantwoord incasseren: Je houdt zelf de controle over het gehele proces, van verzending tot opvolging.
- Realtime inzicht en oplossingen: Dashboards bieden direct inzicht in het VECOZO-proces, openstaande omzet en, patiëntvraagstukken. Met de mogelijkheid om vereiste acties direct uit te voeren, binnen een portaal., zoals het herindienen van declaraties of het beantwoorden van vragen.
Deze voordelen dragen bij aan een efficiëntere praktijkvoering, meer overzicht en tevreden patiënten.
Hoe stap je over van factoring naar geautomatiseerd beheer?
Overstappen van een factoringmaatschappij naar eigen debiteurenbeheer klinkt misschien als een grote verandering, maar in de praktijk valt dat enorm mee — zeker met de juiste begeleiding. Het bedrijf Payt biedt bijvoorbeeld een gratis overstapservice, speciaal voor mondzorgpraktijken. Je wordt stap voor stap begeleid bij het opzeggen van je huidige contract bij je factoringmaatschappij tot het volledig inrichten van je nieuwe werkwijze.
Meer dan 700 praktijken gingen je al voor. Zij ervaren inmiddels meer grip, lagere kosten en tevreden patiënten.
Bekijk hier hoe de mondzorgpraktijken de overstap naar Payt hebben aangepakt en wat het hen heeft opgeleverd.
Let op: zeg vóór 31 augustus je contract op bij je huidige factoringmaatschappij. Veel factoringscontracten worden stilzwijgend verlengd per 1 september. Door op tijd over te stappen voorkom je extra kosten en start je 2026 met rust, overzicht en regie.
Conclusie
In 2025 is het uitbesteden van debiteurenbeheer aan factoringmaatschappijen niet langer de meest efficiënte of patiëntvriendelijke keuze voor tandartspraktijken. Met een geavanceerde debiteurenbeheersoftware, zoals die van Payt, kunnen praktijken het debiteurenbeheer eenvoudig in eigen hand houden. Hiermee worden kosten bespaard, processen geoptimaliseerd en de relatie met patiënten versterkt.
Het is tijd om de controle terug te nemen — zonder concessies te doen aan gemak.